Pengiriman Barang (Shipping)

Saya coba sharing pengalaman mengirimkan barang 2 kali ke Indonesia melalui jasa pengiriman (container shipping) setelah ada beberapa teman menanyakan hal yang sama melalui inbox. Mungkin teman-teman lain yang punya pengalaman bisa share di sini. Di akhir masa studi seperti saat ini, kita akan kebingungan untuk membawa barang-barang (yang selalu tanpa terasa jadi banyak meskipun hanya setahun). Mau dibawa saat pulang, pasti biaya bagasi akan besar;kalau tidak dibawa, saying (apalagi buku-buku). Jadi pilihannya adalah di-shipping. Shipping barang kelihatannya mudah; masukkan dos, bungkus, beri tanda, sudah…. kenyataannya ribet juga, jadi memerlukan persiapan; mulai dari memilah barang, membeli barang (terutama untuk oleh-oleh), mencari/membeli dos, member identitas dos, packing, dll.  Pengalaman saya, sebenarnya lebih baik shipping dilakukan sebelum masa-masa sibuk disertasi; jadi pada saat-saat injury time seperti sekarang, konsentrasi tidak terpecah.

Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebelum shipping, setelah shipping dan menunggu barang datang.

1. Pilah barang-barang yang akan dikirim

Dari sekian banyak barang kita, coba pilah-pilah barang anda, mana yang akan dikirim, mana yang akan dibawa dan mana yang bisa diwariskan. Ini penting untuk mencari dan menyiapkan berapa banyak dos yang diperlukan untuk memasukkan barang itu; apalagi kalau ukuran dan bentuknya besar (seperti saya mengirim  kursi roda elektrik) dan barang mudah pecah (souvenir/oleh-oleh). Jika anda mengirim oleh-oleh melalui shipping, pertimbangkan bahwa waktu pengiriman (melalui laut) sekitar 3 bulan, jadi jangan sampai orang-orang tercinta harus kecewa menunggu 3 bulan untuk mendapat oleh-oleh (kecuali anda kirim sekarang dan anda pulang sekitar 3-4 bulan lagi).

2. Cari informasi penyedia jasa shipping

Ada banyak penyedia jasa pelayanan shipping;  cari informasi mengenai :

a. Biaya pengiriman

Apa yang menjadi dasar perhitungan biaya pengiriman, apakah volume (m3) atau berat (kg). Hal ini harus kita perhitungkan dengan jenis barang yang kita kirim; kalau barang kita berat (misalnya buku-buku), sebaiknya memilih yang berdasarkan volume. Demikian juga sebaliknya.

b. Cara collection (door to door atau port to port)

Apakah barang yang akan kita kirim akan diambil oleh pihak penyedia jasa atau kita yang harus membawa barang kita ke pihak penyedia jasa? Kalau barang diambil oleh penyedia jasa, biasanya akan ada biaya tambahan untuk collection fee; besarnya tergantung pada jarak kota dan lokasi penyedia jasa. Kalau kita harus membawa bang sendiri, maka pertimbangkan keruwetan membawa barang dan ongkos ke sana (sewa mobil, naik kereta, dll). Selain itu, tanyakan apakah kita harus mengambil barang di Indonesia atau dikirim sampai ke rumah (door to door atau port to port)

c. Cara pengiriman barang

Apakah mereka melalui laut (container) atau udara. Biasanya, kalau udara lebih cepat namun lebih mahal. Hal ini tergantung pada anda, apakah anda menginginkan barang diterima dengan cepat (dengan konsekuensi biaya lebih mahal) atau ada bisa bersabar menunggu. Pengalaman saya pakai pengiriman melalui laut, butuh waktu sekitar 3 bulan mulai dari saat pengiriman oleh penyedia jasa sampai ke rumah (Surabaya, notabene di luar Jakarta). Mungkin untuk Jakarta, waktunya bisa lebih singkat 2-2,5 bulan.

Jadi, sistemnya penyedia jasa shipping di sini mengirimkan barang melalui laut, kemudian ada rekanan kerja di Indonesia (Jakarta) yang melakukan handling untuk Indonesia. Kalau wilayah Jakarta, bisa diambil di tempat (sehingga biaya lebih murah dan lebih cepat); namun kalau di luar Jakarta, rekanan ini akan mengirim melalui jasa kurir lokal.

d. Biaya terkait lainnya

Dari biaya pengiriman yang ditawarkan penyedia jasa, tanyakan detail apakah semua biaya ini sudah termasuk semua biaya sampai ke rumah. Ada seorang teman dari London beberapa tahun lalu mengalami masalah dengan barang (buku-buku) yang dia kirimkan karena dia harus membayar biaya “lain” (katanya untuk biaya bongkar atau biaya lain, entah) yang jumlahnya cukup besar.

e. Masalah pajak

Terkait dengan masalah perpajakan, barang masuk Indonesia (yang dikategorikan sebagai import) seharusnya dikenakan Pajak Penghasilan (PPh pasal 22), namun ada pengecualian untuk barang pindahan (termasuk barang mahasiswa dari luar negeri) sesuai dengan ketentuan dari Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 450/KMK.04/1997, (lihat di http://www.ortax.org/ortax/?mod=aturan&page=show&id=683) bahwa barang pindahan termasuk yang dikecualikan dari pemungutan Pajak Penghasilan Pasal 22.

Aturan ini direvisi dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 28/PMK.04/2008 tentang Pembebasan Bea Masuk atas Impor Barang Pindahan. Pasal 3 menyebutkan bahwa pembebasan biaya masuk diberikan kepada (salah satunya di ayat b) : pelajar atau mahasiswa, atau orang yang belajar di luar negeri paling singkat 1 (satu) tahun yang dibuktikan dengan surat keterangan telah selesai belajar.

Catatan : di Peraturan sebelumnya (450/KMK.04/1997) disebutkan harus disertai surat keterangan barang pindahan dari perwakilan Indonesia di luar negeri (dalam hal ini Kedutaan Besar Republik Indonesia-KBRI); namun peraturan Nomor 28/PMK.04/2008 cukup dengan surat keterangan selesai belajar (bisa minta dari university)Jadi, kalau ada penyedia jasa yang “nakal” dan mengatasnamakan pajak, anda bisa membawa aturan ini ke mereka. Ini pernah saya alami ketika saya mendapat “hadiah” kursi roda (termasuk barang yang dikecualikan juga) tahun 1999 lalu, oleh oknum pihak kantor pos, saya dikenakan pajak. Namun, saya berdalih dengan membawa print out aturan ini, akhirnya barang bisa keluar tanpa  harus membayar biaya apapun.

3.  Masalah packing

Packing kelihatannya sederhana, namun ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :

a. Pilih dos yang cukup tebal

Saya dulu “leles” (mengambil barang yang dibuang) di dekat EC Stoner Building (yang sisi berhadapan dengan Food Science Building). Di sana ada tempat sampah khusus cardboard (warnanya hijau), memang khusus untuk membuang kardos-kardos. Pilih yang kondisinya bagus. Bisa juga minta (atau harus beli, saya kurang jelas) di Morrisons atau tempat lain. Intinya, pilih dos yang ukuran kertasnya tebal, terutama untuk buku-buku. Alasannya :

– Buku-buku selalu berat, jadi kalau kertas dosnya tidak tebal, nanti akan rusak dan isinya semburat

– Barang-barang itu akan dikirim melalui laut dalam jangka waktu cukup lama. Ada kemungkinan terkena air, dll selama dalam perjalanan. Jadi, kalau dosnya tebal, maka barang anda cukup terlindungi

– Barang-barang itu akan dimasukkan ke kontainer yang kita tidak tahu bagaimana cara handling-nya; mungkin dilempar begitu saja. Kalau dosnya tebal, maka barang-barang cukup aman

b. Pilih dos yang ukurannya sedang

Di samping kertasnya tebal, upayakan agar ukuran dos tidak terlalu tebal. Meskipun tidak ditimbang, perkirakan maksimum berat masing-masing dos dan isinya berkisar antara 20-25 kilogram. Kalau isinya terlalu berat, maka dos akan rusak (dan akan membahayakan isinya juga); di samping itu, pertimbangkan juga bahwa dos-dos ini akan diangkat oleh manusia (terutama di Indonesia) yang kalau isinya berat, pasti hanya digeser-geser saja. Dengan cara handling seperti ini, risiko dos rusak dan isinya semburat akan semakin besar.  Ukuran dos tidak harus sama; anda bisa mengirim barang dengan ukuran dos yang beragam (sesuai kebutuhan)

c.  Untuk bahan baju, kain, dll

Jika anda membawa pulang baju, duvet; maka ada cara praktis untuk packing. Anda beli vacuum bag di Poundland (atau tempat lain). Ukurannya beragam, jadi anda tinggal masukkan selimut, baju, dll ke dalamnya, kemudian gunakan vacuum cleaner untuk menghilangkan udara. Nah, barang-barang anda akan lebih praktis. Bisa dilihat caranya di video berikut;

[vid v=’-q28EzMIPLo&’]

d. Tips untuk packing yang aman;

–   Lindungi dos bagian dalam dengan memasukkan plastik besar (bisa menggunakan plastic sampah besar) sebelum menaruh barang-barang (terutama buku). Hal ini untuk menghindari masuknya air

–    Usahakan agar seluruh dos terisi (tidak ada ruang kosong); jika ada, beri potongan-potongan koran/kertas bekas agar isi dos terisi penuh

– Jika ada barang pecah belah, lindungi dengan plastic wrap (yang bulat-bulat kecil bisa beli di Poundland) untuk meminimalkan risiko pecah di selama perjalanan

–  Bungkus (wrap) dengan baik dengan menggunakan lak ban (bisa dibeli di Poundland); jangan “pelit” me-wrap, wrap sebanyak dan se-aman mungkin. Ini bisa menjadi pelindung dos (dan isinya) dari air dan handling yang dilempar-lempar. Siapkan 2 macam lak ban : putih dan coklat. Awalnya wrap dengan warna coklat, kemudian ketika menurut anda sudah memadai, maka tempelkan identitas dos, kemudian ulangi wrap lagi dengan lak ban warna putih.

–  Beri identitas (lebih dari satu) masing-masing dos. Dalam pengiriman dengan kontainer (pengalaman saya) tidak boleh mencantumkan nama dan alamt kita di dos; karena akan dikenakan biaya (dianggap pengiriman sendiri). Biasanya, penyedia jasa akan memberikan nomor urut kita; kemudian dos harus diberi identitas dengan ketentuan sbb : ‘Nomor urut/nomor dos/jumlah dos’. Jadi, misalkan kita mendapat nomor urut 10 dan jumlah dos kita 15, maka penamaan dos adalah sbb;

    • Dos nomor 1             10/1/15
    • Dos nomor 2             10/2/15
    • Dos nomor 3             10/3/15
    • Dst

–  Usahakan untuk mem-print identitas ini dalam ukuran yang cukup besar dan beri identitas masing-masing dos lebih dari satu. Alasannya, sekali pengiriman satu container akan terdiri dari ratusan dos (dengan ukuran beragam). Kalau ukuran identitas cukup besar, maka akan mudah dibaca dan dipilah; selain itu, dengan mencantumkan identitas lebih dari 1 (minimal 3 permukaan), maka para petugas juga dengan mudah mengidentifikasi (karena bisa dilihat dari banyak sisi). Hal ini akan meminimalkan risiko barang kita tertukar; apalagi kalau barang kita banyak. Mungkin ada dos nomor sekian yang “hilang” atau tertukar.

4. Masalah dokumen dan dokumentasi

Ketika anda mendaftar sebagai peserta pengiriman barang, maka anda diharuskan mengisi formulir yang disediakan (biasanya dikirm soft copy dan kita bisa mengisi dan menyerahkan ketika barang diambil).

a. Informasi yang diminta dalam formulir;

  • Nama anda (pengirim)
  • Nama penerima (bisa nama keluarga atau anda sendiri)
  • Alamat pengiriman (berikan alamat jelas beserta nomor telepon yang bisa dihubungi) sehingga akan memudahkan menyampaikan informasi kalau barang sudah datang
  • Jumlah dos yang anda kirimkan dan deskripsi (secara umum) isi dari masing-masing dos dan ukurannya
  • Catatan :
    • Anda sebaiknya mentaati ketentuan dari penyedia jasa mengenai barang-barang yang tidak boleh dikirimkan (bisa ditanyakan detail kepada penyedia jasa). Misalnya motor/mobil, dalam kondisi apapun. Jika anda mengirim barang yang dilarang untuk dikirimkan, maka hal ini akan berdampak pada barang-barang milik orang lain
    • Jelaskan isi barang yang anda masukkan ke dalam dos; tulis secara garis besar saja, misalnya peralatan dapur (tanpa menyebutkan nama alatnya); mainan anak, buku, baju, dll
    • Jika anda mengirim banyak dos, maka jangan lupa menandai dan mencatat isi dos nomor 1 , nomor 2 dst. Karena ketika kita sudah memasukkan dan membungkus dos (semua warnanya sama); kita akan kesulitan mengidentifikasi, dos ini isinya apa dan nomor berapa. Hal ini penting untuk antisipasi, jika misalnya tertukar (atau hilang), maka anda bisa komplain. Jika perlu, setiap selesai memasukkan barang, dokumentasi (foto) isi dos (sebelum dibungkus/di-wrap)
    • Ukurlah panjang, lebar dan tinggi masing-masing dos (setelah di-wrap) untuk menentukan volume dan biaya pengiriman secara total.

b. Dokumen pendukung

  • Copy paspor Indonesia
  • Jika diperlukan, anda bisa mencantumkan dokumen lain, misalnya dokumen dari University yang menerangkan bahwa anda student di University Leeds dan sudah menyelesaikan studi. Saya dulu meminta dokumen ini karena saya mengirim kursi roda elektrik (disertai dengan surat keterangan dari the British Council bahwa kursi itu dibelikan mereka untuk saya pergunakan secara pribadi).

c. Jika diperlukan, maka dokumentasi (foto) dos-dos anda yang sudah dibungkus dan ditandai. Foto-foto ini anda simpan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan di kemudian hari.

d. Saran saya, siapkan dokumen-dokumen di atas dalam 2 copy; yang satu untuk penyedia jasa, yang satu untuk arsip anda. Simpan sampai semua barang anda sampai di Indonesia dan diterima semuanya dalam kondisi baik.

e. Siapkan tanda terima /kuitansi untuk mengantisipasi penyedia jasa lupa membawa kuitansi, anda bisa mem-print tanda terima seperti kuitansi (hal ini saya alami) dan uang pas agar memudahkan anda dan penyedia jasa.

5.  Konfirmasi kedatangan barang

Catat email dan nomor telepon penyedia jasa di UK dan rekanan mereka di Indonesia. Anda bisa mengontak mereka untuk meminta informasi jadual kedatangan barang, komplain, dll.

6.  Lain-lain

–  Jika anda memilih penyedia jasa yang sama, anda bisa berkoordinasi dengan teman-teman di Leeds untuk “menghemat” biaya collection dari Leeds ke tempat penyedia jasa. Biasanya penyedia jasa akan men-charge biaya berdasarkan jarak; dan biaya ini bisa ditanggung bersama dengan teman lain.

–  Upayakan ada koordinator mengkoordinir kesepakatan dengan teman-teman Leeds mengenai jadual collection dan juga yang berkomunikasi (satu pintu) dengan penyedia jasa sehingga tidak ada miskomunikasi antara satu dengan lainnya.

–  Ikuti jadwal yang sudah ditetapkan, misalkan jika jadual collection sudah ditetapkan, maka masing-masing peserta harus mempersiapkan barangnya dengan baik sehingga tidak ada kasus salah satu barang peserta tidak bisa di-collect karena belum siap

Catatan :

Dengan segala kurang dan lebihnya, saya sudah  2 kali mengirim barang ke Indonesia dengan jasa pengiriman E**** dan semua barang sampai dengan selamat; meskipun ketika pengiriman kedua, ada barang saya yang “hilang”.  Saya tanyakan dan ternyata barang saya “tidak katut” karena kontainernya penuh dan ukuran barang tersebut aneh (panjang sekali; catatan : saya mengirim ramp = alat untuk kursi roda). Akhirnya barang tersebut dikirim ke periode berikutnya dengan aman dan selamat.

Aturan Baru buat bebas Pajak barang masuk ke Indonesia; http://www.ortax.org/ortax/?mod=aturan&page=show&id=14954#aturanleft dan http://www.ortax.org/ortax/?mod=aturan&page=show&id=15253&hlm=.

Wuri Handayani